POUR TOUT BIEN COMPRENDRE :
Le volet finances dans le détail
Facturation
Dans les paramètres, vous pouvez créer plusieurs mises en page de facture, avec ou sans affranchissement PP, adresse à gauche ou à droite, avec ou sans en-tête, police plus ou moins grande, etc.
Vous pouvez définir tous les postes de facturation avec le nom et la description du poste, la quantité, le prix, éventuellement la remise, le compte de recettes et, si nécessaire, le taux de TVA, et les affecter de façon permanente à un regroupement tel que l’adhésion ou l’équipe/la région. Vous pouvez ainsi générer les factures de cotisation annuelle en 4 clics seulement.
Des postes flexibles peuvent être facturés à tout moment pour les factures intermédiaires. Cela signifie qu’ils ne sont pas affectés en permanence à un regroupement et peuvent être facturés à des contacts individuels ou multiples.
Regroupez plusieurs contacts en un seul ménage et leurs articles et factures en une seule facture. Cela vous facilite la gestion des débiteurs et vous permet d’économiser des frais de port.
Des cartes d’adhérent peuvent être générées en même temps que la facture.
Dès qu’une facture est en retard, des rappels peuvent être créés. Cinq niveaux de rappel préparés sont disponibles, avec ou sans frais de rappel, au choix.
Si vous devez envoyer régulièrement des factures au même groupe cible, par exemple des abonnés, vous pouvez utiliser la fonction de factures périodiques. Déterminez à l’avance quand une facture doit être émise, tous les deux mois ou de façon irrégulière, et à quelles personnes ou à quels regroupements.
À partir des prestations de sponsor que vous avez définies, des projets de facture sont automatiquement générés chaque année. Vous pouvez les contrôler rapidement et les activer très facilement.
Les paramètres de facturation étendus comprennent la saisie des établissements financiers, avec le numéro BESR, le numéro de TVA, la correction de marge de page, importante pour vos imprimantes, et les valeurs par défaut pour les factures des sponsors
Statut de la facture
Toutes les factures créées sont d’abord affichées dans le dossier des projets, qu’elles aient été créées à partir du poste standard ou individuellement, qu’il s’agisse de factures individuelles ou collectives, de factures de sponsors ou de factures régulières. Tous les détails de la facture peuvent être vérifiés et édités ici, car l’enregistrement comptable n’a encore eu lieu. Plusieurs dessins peuvent être sélectionnés et édités ensemble.
Dès qu’une facture est activée dans les projets, elle apparaît dans les factures non soldées et peut alors être envoyée par courrier postal ou e-mail.
Dès qu’une facture dépasse le délai de paiement spécifié, elle est automatiquement déplacée vers la liste des factures en souffrance. Ensuite, les rappels peuvent être envoyés, avec ou sans frais de relance, là aussi par courrier ou par e-mail.
Les factures partiellement payées restent ouvertes jusqu’au versement complet du montant. Pour une bonne vue d’ensemble, ces factures sont placées dans un dossier séparé.
Les factures dont le montant total a été payé, qu’il s’agisse de paiements entrants importés via BVR, de paiements entrants saisis manuellement ou de notes de crédit, sont immédiatement placées dans le répertoire « Factures payées ».
Chaque facture, ou certains de ses éléments, peuvent être déduits (avec comptabilisation via un compte de dépenses) ou annulée (comptabilisation inverse).
Factures de courses sponsorisées
Comptabilité
Dans Fairgate, vous pouvez tenir une comptabilité financière complète, y compris un bilan et un compte de résultat. Ajoutez un bilan d’ouverture, complétez votre plan comptable et commencez.
Vous pouvez définir pour votre exercice financier votre budget, lequel s’affiche également dans les évaluations.
Fairgate propose une évaluation complète des postes non soldés. Des évaluations des contacts, des ménages, des factures et des comptes de recettes peuvent être générées, même pour une date de référence antérieure. Vous pouvez générer également des exports par équipe et les envoyer directement à l’entraîneur pour information.
Evaluez en détail les mouvements sur chaque compte et exportez les relevés.
Si vous n’utilisez pas la comptabilité financière de Fairgate, l’exportation d’écritures individuelles/collectives est disponible pour les associations, y compris l’écriture individuelle importante pour votre contrôle détaillé. Ces exports peuvent être utilisés pour toutes les solutions ERP.
Le plan comptable complet peut être exporté sous forme de fichier XLSX.
Pour nos clients ayant des exigences plus élevées, telles que la comptabilité des salaires ou la gestion des marchandises, nous proposons un export spécifique Sage 50 ou Sage Start. Grâce à cette interface, vous pouvez importer vos entrées clients dans les produits de Sage Suisse en quelques clics seulement.
Gérez-vous votre comptabilité par contre-prestation encaissée ou convenue ? Ces deux modalités ne posent aucun problème : avec Fairgate, vous pouvez générer les écritures de sorte à ce qu’elles correspondent à votre méthode de comptabilité.
Si la taxe sur la valeur ajoutée est activée dans les paramètres, la taxe sur la valeur ajoutée peut être décomptée pour chaque trimestre, le trimestre clôturé et les comptes TVA soldés.
Avec Fairgate, vous pouvez également décompter la TVA avec la dette fiscale nette ou forfaitaire.
Les centres de coûts peuvent être saisis dans les paramètres de comptabilité. Une fois activé, un centre de coûts doit être sélectionné pour toutes les écritures de revenus et de dépenses.
Les feuilles de comptes et le compte de résultat peuvent désormais être édités séparément pour chaque centre de coûts. Le budget et le bilan d’ouverture peuvent être saisis séparément par centre de coûts.
Les inscriptions manuelles peuvent être saisies sous forme d’inscriptions fractionnées (inscriptions collectives) avec plusieurs lignes. Désormais, une seule réservation est créée par activation de facture, note de crédit, encaissement. Le journal des réservations peut désormais être affiché dans une version compacte et une version détaillée (avec les lignes de réservation individuelles).
Avec l’importation camt 053 et camt 054, vous pouvez importer et comptabiliser en une seule fois les prélèvements individuels et les notes de crédit, y compris les paiements BVR dans Fairgate. Les prélèvements automatiques sont comptabilisés selon la méthode collectée.
Fonctions supplémentaires
Si votre association ou votre fédération doit produire plusieurs bilans financiers, vous pouvez ouvrir divers systèmes comptables avec votre propre plan comptable et vos comptes bancaires. Des droits d’administrateur et des droits de lecture distincts peuvent être attribués à chaque client.
Dans Fairgate, vous pouvez entrer des notes de crédit sur des contacts individuels ou des regroupements. Ces notes de crédit peuvent ensuite être associées aux factures émises, puis déduites. Les notes de crédit peuvent être envoyées par e-mail comme les factures ou générées en PDF pour être envoyées par courrier.
Bien entendu, vous pouvez lire le nouveau fichier camt.054/xml dans Fairgate. Avec cette importation, Fairgate envoie automatiquement les factures payées dans le dossier correspondant et change le statut de la facture sur le membre, dans l’administration ainsi que dans l’espace interne du membre ou de l’équipe.
Si vous recevez le paiement d’une facture en espèces, vous pouvez la régler sur Payée, y compris avec une note sur la date de valeur et le compte d’actif.
Des lettres de don au design attrayant pour votre collecte de fonds peuvent être générées comme des factures à partir du module financier – avec le bulletin de paiement correspondant prérempli ou vierge.
Fairgate vous offre la possibilité de laisser le montant sur le bulletin de versement vide (BVR+) malgré la facture. Ainsi, vous permettez à vos membres de faire un versement plus élevé que ce dont vous avez réellement besoin.
Si votre association est soumise à la TVA, les taux habituels sont disponibles dans Fairgate. Vous pouvez également définir si les montants sont facturés en net (TVA exclue du prix) ou en brut (TVA incluse dans le prix). À la fin du trimestre, vous pouvez facilement exporter les états financiers trimestriels pour l’administration fiscale.
Si vous n’émettez pas toutes les factures immédiatement à chaque fois, il peut arriver que plusieurs projets de factures aient été générés pour un membre. Il se peut également qu’il existe des factures de plusieurs personnes de la même famille. Utilisez dans ce cas notre option pratique de regroupement afin que chaque ménage ne reçoive qu’une seule facture.
Il arrive parfois qu’une fois les factures envoyées, vous deviez les corriger immédiatement. Soit l’adhésion doit être ajustée, soit la licence ne doit pas être facturée. Pour apporter ces modifications laborieuses, vous pouvez simplement réinitialiser la facture non soldée au statut de projet, la modifier comme vous le souhaitez et la rouvrir. Les enregistrements comptables seront ainsi toujours justes une fois les modifications apportées.
Il arrive parfois que vous envoyiez des factures à la mauvaise adresse. Fairgate offre la possibilité de mettre à jour l’adresse et la formule de salutation sur la facture non soldée, ainsi que les modifications dans la gestion des contacts, puis de l’envoyer à nouveau peu après sans avoir à recréer la facture.
Single FiBu
Vous pouvez facilement et simplement stocker votre plan comptable dans le logiciel Fairgate.
Exercice fiscal également différent de l’année civile
Vous pouvez définir pour votre exercice financier votre budget, lequel s’affiche également dans les évaluations.
Les centres de coûts peuvent être saisis dans les paramètres de comptabilité. Une fois activé, un centre de coûts doit être sélectionné pour toutes les écritures de revenus et de dépenses.
Filtrage des éléments ouverts, comptes de résultat et bilan également possibles pour des dates et périodes de référence librement définies.
Lien vers d’autres modules
Tous les statuts des factures sont documentés et à jour pour les membres et les sponsors conformément au fichier de notes de crédit. Le contact offre ainsi un bon aperçu du comportement de paiement.
Chaque membre peut consulter ses factures dans l’espace interne et copier le numéro de BVR pour la banque en ligne, ce qui allège les tâches de transmission des factures. De plus, si cela est défini par l’administrateur de l’association, le membre peut choisir s’il souhaite recevoir la facture par courrier postal ou par e-mail. Dans l’intranet, le responsable de l’équipe peut également vérifier le statut des factures de ses joueurs, si cela a été défini par l’administrateur de l’association.
Si l’association documente la prestation du sponsor, les prestations sont automatiquement facturées chaque année à la date souhaitée.
Pour les clubs de tennis
Gérez vos contacts exclusivement dans Fairgate et comparez vos contacts avec GotCourts. Cela vous permet de contrôler les autorisations de réservation à l’aide des adhésions enregistrées dans Fairgate.
Les réservations individuelles et de créneaux horaires génèrent automatiquement dans Fairgate des factures provisoires, qui peuvent être facturées avec ou indépendamment de la cotisation. Les réservations récurrentes peuvent être résumées en une seule réservation collective sur la facture dans Fairgate.
